在长期从事的公司企业业务过程中，发现常常会有客户曾经向合作合伴或合同对方发函交涉和沟通的情况，而事后发生纠纷准备将此作为证据使用时，却发现往往不得要领，特别是在送达和签收的问题上常常出现问题，导致难以举证和达到证明目的的情况。我们该如何正确地解决这方面的问题呢？
不管是个人还是企业，在合同履行过程中，遇到较重要的内容时可能会有发送书面函件的情况，因书面函件的发送往往会产生一定的法律后果，如：履催告、解除合同、诉讼时效中断等等。为防止将来对方找借口说没有收到或收到的不是我方所称内容等情形，在此告诉大家要注意以下这些环节：
1、要明确主体，注意签字盖章的细节。
（1）在发函时，要确定清楚主体，即谁因何事发送给谁。不要长篇大论，内容不清晰。
（2）在函的落款处，个人的要签名，不要只有打印的姓名，是公司和企业的，要由单位盖章并由法定代表人或授权代表签字。特别要注意一定要准备两份，除了在落款处签字或盖章之外，再将两份平铺在一起，在骑缝处签字或者盖章，快递一份，自留一份。
2、最好选择EMS
从长期的习惯来说，选择邮政快递，是有的政府机关、写字楼优先EMS的快递人员进出收发件，而且其网点多覆盖面广，可查询收寄件的动态情况，特别是可以取得书面的妥投单，方面作为证据使用，还有一个重要的理由是使用EMS已是司法惯例。
3、注意快递单的填写
（1）单位名字应全称如实填写，如果收寄件人为个人直接写个人的名字，注意要写全名，不要写曾用名或花名、乳名等。
（2）地址要写详细，最好能具体到门牌号码。如果收件人是公司的，其注册地址和实际经营地址不一致的，最好是向两个地址都各寄一份，不但增加签收的机会，也不给对方以不在所寄地址，没有收到的借口。
4、内件品名
一定要将将发送的书面函件的名称填上，如果函件名不具体，也可以将函件的具体内容高度概括，将谁关于何事发函填写在内件品名中。如果对方不自签收此件而退回，要保留退件单，并且不要拆开所发邮件，并保管好。
5、把握好寄件时间，取得送达凭证
为保证有关的诉讼时效的目的，必须将邮寄时间准确完整地填写好，并要求快递员盖邮戳，以证明快递的时间。一定要保留此单据。并且在快递出后，跟踪查询快递的邮寄情况，是否签收等，待对方收到后，立即联系邮政快递热线，要求寄送妥投单。
6、可对邮件寄送情况全程录像
如有必要可以自己用手机或其他录相设备，对签字、填写完快递单、整个装件、封存、快递的过程进行全程录像，以防对方对收到的内容提出异议。
7、视情可进行公证
对一些特别重大的邮件，根据情况可以向当地的公证部门申请邮寄公证，也就是说由公证处对上述的函件的名称、内容、装件、封存并交给邮件快递的过程进行公证，证明这个特定内容的书面函件已完成送邮。